Ga voor een zo zakelijk mogelijke aanpak

Ik werk bij een kleine stichting (tien medewerkers). Voor een groot project gaat een aparte website gebouwd worden. Daarvoor moeten we iemand inhuren. De vriend van een van mijn collega’s heeft een grafisch bedrijf en zij wil dat hij daarvoor wordt gevraagd.

Louise Boelens en arbeidspsycholoog en jurist

Ik betwijfel of dat werkt. Hoe kunnen we nu kritisch een optimaal product ontwikkelen als zij via haar vriend op meer persoonlijke wijze bij de productie betrokken is? Mijn vraag aan u: ziet u objectieve of principiële bezwaren tegen deze gang van zaken?

De werkvloer heeft de naam van zakelijk en objectief maar het kan ook een vat van emoties en gedoe zijn. Natuurlijk heeft u gelijk dat er risico’s verbonden zijn aan het zomaar gunnen van de websiteopdracht aan de vriend van uw collega. Zij weet dat ook. Misschien is hij verschrikkelijk goed maar zoals vaker bij eigen belangen, is het moeilijk voor haar om nu objectief te blijven denken. Bij wijze van spreken zou het kunnen zijn dat zij zich altijd heeft laten zien als een capabel en integer persoon die nu ineens ook strategische en licht manipulerende kanten heeft. Objectiviteit bestaat niet en onder invloed van bepaalde triggers kan in ieder mens zijn eigen schaduw opstaan. Egoïsme is een op zich gezonde menselijke trek waar we allemaal wat van hebben.

Lijdt uw collega dus misschien een beetje aan gezichtsvernauwing, hoe zit dat bij u? U schrijft niet wat u heeft ondernomen. Spreekt u zich uit over deze kwestie? Ik krijg het idee dat u de collega meer invloed toedicht dan u zelf. Als u uw mond houdt, blijft dat in stand en zult u een volgende keer nog meer onrechtvaardigheid ervaren. In de kwestie die u aan mij voorlegt wil ik u adviseren om uw intuïtie te volgen en de zaak aan te kaarten.

Stel u op het standpunt dat er een goede procedure wordt gevolgd. Ga voor een zo objectief mogelijke en zakelijke aanpak. Als er nog geen beleid is voor aanbestedingen, ontwerp dat dan nu. Ik stel me daarbij voor dat er een werkgroepje komt dat als eerste stap zich het eindproduct zo goed mogelijk probeert voor te stellen vanuit de verschillende posities (gebruiker, beheerder, financierder, etc). Dit leidt tot een program van wensen en een helder inzicht in de randvoorwaarden en de besluiten die nodig zijn.

Spreek vervolgens af wie de stichting gaat vertegenwoordigen en hoe deze persoon (personen) ruggespraak houdt. En houdt elkaar bij de les. Vaak zie ik – zeker bij kleinere instellingen - dat er te veel wordt verwacht van de andere partij, die heeft immers een deskundigheid die binnen de instelling ontbreekt. Met als gevolg dat men te veel laat invullen. Een actieve opstelling is dus van belang. En realiseer je dat een contract een juridisch iets is met rechten en plichten aan twee kanten. Zakelijkheid betekent dat je bereid bent dat indien nodig ook af te dwingen. Ga daarom alleen in zee met partners waarbij je voelt dat je stevig kan blijven ook als je klachten zou hebben.

Om zeker te zijn dat er geen scheve ogen zullen zijn lijkt het me, zeker in dit geval, verstandig om meerdere offertes aan te vragen. De partner van uw collega kan hier aan meedoen. Als zijn offerte het daartussen goed genoeg doet en er zijn geen bezwaren kan er ook met overtuiging voor hem worden gekozen. En anders gewoon niet doen!

Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden