De inbox is voor even verboden terrein

(Trouw) Beeld
(Trouw)

E-mails leveren op de werkplek vooral tijdverlies en stress op. De e-mailloze vrijdag (vandaag) stelt het probleem aan de kaak.

Hester Otter

Een doordeweekse dag begint voor veel werknemers met het doorworstelen van een hoop e-mails. Behalve dat dit een tijdrovende bezigheid is, is het vooral inefficiënt en leidt het tot stress, stelt communicatieconsulent Gunnar Michielssen. Vandaag is het daarom e-mailloze vrijdag, de tweede alweer.

Het verbaast Michielssen nog steeds dat mensen paniekerig reageren als een internetverbinding wegvalt. „We leven in een tijd met zoveel verschillende communicatiekanalen: we bellen, we ontmoeten, we sms-en, faxen en mailen. Een dag geen contact met de buitenwereld is erg vervelend, maar een dag geen e-mail? Er zijn nog genoeg manieren om de ander te bereiken, maar toch is dat kennelijk dramatisch.”

E-mail werkt verslavend, zag Michielssen, die dagelijks bedrijven bezoekt om werknemers te adviseren hoe de berichtenstroom te kanaliseren. „Als je kijkt naar het aantal telefoongesprekken van een individu, blijkt er op een gegeven moment een plafond te zijn bereikt. Dat is nog niet het geval met e-mail: we besteden er steeds meer tijd aan.” Het probleem met het frequent lezen van mails is het verlies van concentratie en de tijd die het kost om weer de draad van het werk op te pakken. „Uit onderzoek blijkt dat elk bericht twee minuten kost; van het openen, lezen en beantwoorden tot het doorsturen. Stel dat je dertig berichten per dag opent, is dat een uur. Dat uur gaat van je werkdag af, waardoor de werkdruk toeneemt.”

Maar is een e-mailloze vrijdag de oplossing? „Een dag zonder mail helpt niet om de e-mailproblematiek te verminderen. Maar het probleem wordt wel aan de kaak gesteld.” Vorig jaar werd eind november de eerste e-mailloze vrijdag gehouden. Werknemers kregen het advies achter de computer vandaan te komen, een praatje te maken met collega’s en de telefoon te pakken.

„Bij een groot Belgisch telecombedrijf waren twee mensen al maanden met elkaar aan het mailen. Op deze dag besloot de ene collega z’n andere collega met de naam Sandy te bellen. Voor het eerst ontdekte hij dat Sandy geen vrouw, maar een man was.” Volgens Michielssen zijn ’gewone’ gesprekken goed voor de werksfeer. „Mensen besteden acht tot negen uur per dag op kantoor. De teamgeest verdwijnt als er niet meer overlegd en gepraat wordt. Als je mensen niet de mogelijkheid biedt zich als groep te ontwikkelen, maar uitsluitend als individu, dan zullen ze nooit boven zichzelf uitstijgen.”

Toch blijkt uit recent Amerikaans onderzoek dat bezig zijn met sociale media – waaronder het versturen van berichten – juist voorkomt dat mensen geïsoleerd raken. Degenen die internet gebruiken voor het delen van onder andere berichten hebben een sociaal netwerk dat gemiddeld negen procent groter is dan mensen die niet online actief zijn. „E-mail kán mensen socialer maken, maar ook het omgekeerde is waar: deze vorm van contact is surrogaat. Mensen hebben sociale behoeftes die nooit honderd procent vanachter de computer bevredigd kunnen worden. We moeten elkaar zien, ontmoeten, horen.”

„Maar”, zegt Michielssen, „ik ben geen tegenstander van het gebruik van e-mail. E-mailen ís belangrijk en nuttig, maar het gaat erom dat het goed wordt gebruikt.” Op de website www.emaillozevrijdag.nl heeft hij filmpjes geplaatst over efficiënt e-mailen. „Een tip is geen dringende e-mails rond te sturen. Je verplicht iedereen de mailbox in te duiken.” Werknemers zouden het eerste uur van de dag geen e-mail moeten checken, waardoor ze tijd hebben zelf te bepalen welke opdrachten ze willen afronden, in plaats van hun werk af te stemmen op de vragen vanuit de e-mails. „Voor uitnodigen, verslagen en als je een vraag wilt stellen waar je niet meteen een antwoord op hoeft, is e-mail ideaal. Voor de overige berichten geldt al snel dat de ontvanger ze vooral als een zware last ervaart.”

(Trouw) Beeld
(Trouw)
Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden