Ambtenaren leren helder schrijven

De vraag was, of een schooldirecteur die van het ministerie geen gymzaal mag bouwen, zit te wachten op een vriendelijk briefje van, in dit geval, de 'vijand'. Is die niet meer gebaat bij een formele afwijzing? Nee, zeggen Janssen en Okkerse. “Als de toon verkeerd is, nemen mensen daar enorm aanstoot aan. Dat maakt zo'n vervelende boodschap alleen maar erger.”

Maar ook met gewone teksten heeft de gemiddelde medezeggenschapsraad of ouder soms de grootste moeite. Voorschrift twee uit de leerplichtregeling: “Indien een leerling als ingezetene in de basisadministratie persoonsgegevens van een andere gemeente is ingeschreven, zenden B & W van de gemeente waarin deze als ingezetene in de basisadministratie persoonsgegevens was ingeschreven de administratieve gegevens van de betreffende leerling aan de eerstbedoelde gemeente.” Pardon? Okkerse en Janssen kwamen erachter dat het hier gaat om verhuizing. Zij hebben van dit artikel gemaakt: “Als een leerling verhuist, dan sturen B & W van de oude gemeente de administratieve gegevens door aan de nieuwe gemeente.” Dat is toch veel duidelijker?

OC en W zou zo een ministerie kunnen worden met een menselijk gezicht - en dat wil het graag. Daarom heeft ze vorig jaar de twee taalbeheersers ingehuurd voor een project helder taalgebruik. Ze hebben twee jaar de tijd om de ruim 2000 ambtenaren enigszins helder te leren schrijven. Ze houden workshops, beleggen bijeenkomsten voor de juristen, de financiële club, de postkamer en de medewerkers kunnen altijd bij hen terecht voor individuele aanwijzingen. Andere ministeries hebben al belangstelling getoond.

De bedoeling is, dat elke tekst van een ambtenaar 'functioneel is voor de doelgroep': “Dus dat de schrijver met zijn schrijven het effect moet weten te bereiken dat hij wil, bij die persoon of instelling.”

Een tekst hoeft niet altijd uit te blinken in duidelijkheid. Ze noemen het geval van een ambtenaar, die een verzoek moet afwijzen, maar de reden niet mag noemen. Die is gebaat bij een beetje vaag, onduidelijk taalgebruik. Dat is volgens de twee niet erg, zolang zo'n brief maar beleefd is, antwoord geeft op de vraag en de lezer geen vervelend gevoel bezorgt.

- Vervolg op pagina 3

Vaagheid om vrijheid te scheppen VERVOLG VAN PAGINA 1

De twee merken wel vaker dat de werknemers op het ministerie belang hebben bij wolligheid. “Er werken mensen die zèlf het onderwijs willen verbeteren”, ervaren Janssen en Okkerse. “Als zij niet erg precies zijn in hun taalgebruik, kunnen ze ook een beetje hun eigen gang gaan, de zaken naar eigen believen invullen. Vaagheid is dan een manier om beleidsvrijheid te creëren.”

Maar het is ook een truc om zich in te dekken en om kritiek te voorkomen. Juist daarop richten de taalbeheersers hun pijlen. De cultuur moet om. Kritiek voorkomen mag nooit de bedoeling zijn. Kritiek vrágen, zo zouden zij het graag zien. Kijk jij eens naar mijn tekst, vind jij hem duidelijk, het zou goed zijn als de ambtenaren dat wat meer gingen doen.

Niet dat dat nooit gebeurt. De eerste schrijfopdracht wordt uiteraard bekeken door een meerdere en dat is dè manier om zo snel mogelijk af te leren gewoon te schrijven. “Als ze al de moed hebben om een frisse tekst op papier te zetten, dan krijgen ze die terug vol met rode strepen. Dan leer je je wel aanpassen en dat willen mensen van nature ook erg graag.”

Die chefs en directeuren moeten dus ook overtuigd raken van het belang van een goede, heldere tekst. Als zij dat niet inzien, kan een ambtenaar nog zo goed schrijven, maar vangt hij elke keer bot. Okkerse en Janssen hebben ook de top van het departement benaderd. Ze hebben hun gezegd dat ze hun mensen moeten belonen voor een goed verhaal - en toen dacht een van de topambtenaren onmiddellijk dat er geld tegenover moest staan. “Dat bedoelden wij niet”, lachen de Neerlandici. “Ze moeten gewoon eens zeggen: hé, dat heb jij goed gedaan, van zo'n brief lust ik er nog wel een paar.”