Als e-mails en sms’jes je leven beheersen

(Trouw) Beeld
(Trouw)

Life-hackers richten hun werkdag zó in dat e-mails en sms’jes niet hun dag bepalen. Dan blijft er tijd over voor leuke dingen.

Voor elke computergebruiker begint de werkdag met het doorworstelen van een berg e-mail. Terwijl je de post sorteert, een poging doet een bericht te lezen en zorgvuldig te beantwoorden, stroomt de e-mailbox weer vol met nieuwe berichten. Ondertussen verschijnt op je telefoon een sms’je dat je móet beantwoorden.

Mediapsycholoog Mischa Coster, die zich bezighoudt met de effecten van online communicatie en gedrag, weet waarom de niet-aflatende stroom van berichten op de zenuwen werkt. „Je hebt continu het idee dat veel dingen op je zitten te wachten. Alles wat bijvoorbeeld in je inbox staat, zit ook in je hoofd. Voortdurend hoor je een stemmetje dat zegt: Je moet nog honderd berichten beantwoorden.’’

Mischa Coster is behalve mediapsycholoog ook life-hacker. De tijdrovende werkzaamheden op internet zijn de grote uitdaging voor life-hackers; mensen die op zoek zijn naar de nieuwste technieken die het (digitale) leven efficiënter en dus meer ontspannen te maken. De term werd bedacht in 2004 door de technische journalist Dammy O’Brien, die onderzoek deed naar productieve technologen die trucs gebruikten om hun werk te vergemakkelijken. „Het woord life-hack heeft een negatieve bijsmaak, omdat hackers inbreken op andermans computer om de gevonden informatie te delen met derden’’, zegt Coster. „Life-hackers zoeken op het internet naar slimme trucs en technieken om het leven te veraangenamen en delen die informatie ook met anderen – maar dat laatste is de enige overeenkomst die ze hebben met computerhackers.’’

Iedere dag leest Coster het nieuws op tachtig verschillende websites en het overzicht krijgt hij gepresenteerd via het RSS-systeem Netvibes. Standaardzinnen in zijn e-mailcorrespondentie heeft hij samengevat in afkortingen en een programma schrijft de zinnen simpelweg voor hem uit. Afspraken maken met collega’s is geen kwestie van eindeloos heen en weer mailen; ze gebruiken het programma datumprikker. En zijn Twitter, Hyves, Facebook, LinkedIn en Slideshare werkt hij in één keer bij via www.ping.fm.’’

Speuren naar technische slimmigheden staat niet op zichzelf. Life-hacking is nauw verbonden met tijdmanagement en veel liefhebbers hebben zich bijvoorbeeld de Getting Things Done-filosofie van de Amerikaanse productiviteitsexpert David Allen eigen gemaakt. Hij ontwikkelde een methode waarin mensen leren slimmer te werken door taken vast te leggen, zodat ze niet iedere keer opnieuw over die taken hoeven nadenken. Zijn eerste boek over GTD werd gepubliceerd in 2001 en is inmiddels verschenen in 28 talen.

Het streven van life-hackers is om werkzaamheden op zo’n manier te verrichten, dat ze niet de dag bepalen, maar dat de computergebruiker grip heeft op de tijd. Wanneer je deze principes in de vingers hebt, kun je bepalen waaraan je je energie wilt besteden. „Sommige bedrijven denken dat ze met life-hacken werknemers efficiënter kunnen laten werken. De tijd die de individuele werknemer bespaart, betekent in de bedrijfsmatige visie dat de werknemer nog meer werk kan verrichten’’, zegt Coster. „Maar dat is niet de bedoeling van life-hacken. Je houdt tijd over, zodat je aandacht kunt besteden aan je hobby’s, je gezin of om gewoon vrij te kunnen nadenken over andere zaken die ook belangrijk zijn. Je denkt niet meer áán dingen, maar je denkt óver dingen.’’

De ideeën van bekende life-hackers uit de Verenigde Staten zijn inspirerend. Op een dag open je je inbox en verschijnen er géén ongeopende berichten voor je neus. Een kwestie van simpelweg verwijderen? Het sleutelwoord is ordening. Ordening in de chaos, waardoor je weer vat krijgt op de e-mailtsunami, op de niet-aflatende stroom telefoontjes en administratieve overlast. „Een van de ideeën is ’inbox-zero’, waarin je aan het einde van de dag geen e-mails meer in je inbox hebt staan’’, zegt Coster. Hij klapt zijn laptop open om een voorbeeld te laten zien. Nieuwe e-mails worden meteen doorgesluisd naar speciale mapjes, van een map ’snel te doen’, ’archief’, ’nog te verwerken’ en ’wacht op antwoord’ tot de prullenbak. „Ik gebruik bij het beantwoorden van e-mails de twee minuten regel’’, vertelt Coster. „Als ik denk dat ik binnen twee minuten een e-mail kan beantwoorden, doe ik dat meteen. Want het kost meer tijd om een e-mail te lezen, op te slaan en later nog eens te reageren.’’ Een lege mailbox vindt hij een verademing. „Alsof je met een schone lei kunt beginnen.’’

Een must-have voor een life-hacker is een to-do-lijst. Elke dag vult hij zijn lijst aan, onderverdeeld in zakelijk, persoonlijk, sociaal, gezondheid, huis en familie. Per dag bepaalt hij welke taken hij moet uitvoeren. „k vind mezelf geen controlfreak’’, zegt Coster. „Gestructureerd werken helpt me juist om mijn hoofd leeg te maken en optimaal te kunnen presteren. Dit helpt mij in mijn werk om in flow te komen. Dat is best lastig en daarom moet je je niet laten afleiden door e-mails of telefoontjes.’’

Handige technieken stellen een ontspannen digitaal leven in het vooruitzicht, maar het staat of valt wel met gedragsverandering, waarschuwt Coster. ,,Je moet je to-do-lijst bijvoorbeeld elke dag gebruiken. Pas als je merkt hoe effectief en bevredigend deze manier van werken is, ben je gemotiveerd om het te blijven doen. Maar eerst moet je door de gewenningsperiode heen.”

Als je het half doet, kost het je twee keer zoveel tijd. „De informatie zit in je hoofd én in het computersysteem. Op die manier kun je nooit je gedachten vrij maken voor dingen die echt interessant zijn.’’

Met bewondering kijkt Coster naar Tim Feriss, die dit principe in het extreme heeft uitgewerkt en beschreef in zijn boek ’De vierurige werkweek’. „Feriss checkt zijn e-mail eens per week en als er mails zijn met een belangrijke inhoud, ontvangt hij een sms’je. Als eigenaar van een bedrijf heeft hij alles uitbesteed, onder andere aan een virtueel assistentiebureau in India. Het team daar typt z’n brieven, maakt offertes en reserveert zelfs een tafel in een restaurant voor hem. Het enige wat hij niet kan en wil delegeren is zijn persoonlijke expertise en daar kan hij dus al z’n tijd aan besteden.’’

Coster zelf werkt graag in blokken. „Dat betekent dat ik alleen ’s ochtends en in de namiddag mijn e-mail check. Het probleem van veel e-mailverkeer is dat je verstrikt raakt in een verwachtingspatroon. Mensen vinden dat je binnen een uur een e-mail gelezen moet hebben. Nu probeer ik regelmatig expres later te reageren als de e-mails niet urgent zijn.’’ ’s Avonds gaat de computer dicht en bliept af en toe zijn Iphone. Maar tijdens een avondje uit met zijn vrouw wordt het belverkeer gefilterd zodat alleen de oppas en familie hem kunnen bereiken.

Wie grip houdt op e-mails en sms?jes houdt tijd over voor bijvoorbeeld een goed boek. (FOTO WERRY CRONE, TROUW) Beeld
Wie grip houdt op e-mails en sms?jes houdt tijd over voor bijvoorbeeld een goed boek. (FOTO WERRY CRONE, TROUW)
Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden