Alle post openen en toch blijven zwijgen

Na moederdag, vaderdag en Valentijnsdag wordt nu ook de secretaresse met een bloemetje verwend of op een etentje getrakteerd. Ter gelegenheid van Secretaressedag, morgen, een gesprek met twee topsecretaresses: Anneli van Yperen, secretaresse van de directeur van het Hilton Amsterdam en Alieke Bunte, secretaresse van minister van buitenlandse zaken Hans van Mierlo. Een gesprek over hun werk, hun carrière en hun baas.

“Adressen tikken op etiketten voor een mailing van duizend brieven, dat doe ik niet hoor,” zegt Anneli, “dat delegeer ik wel. Trouwens, m'n baas zou het niet eens goed vinden.” Anneli is secretaresse. Directiesecretaresse wel te verstaan en die delegeren typewerkzaamheden aan een junior-secretaresse. Haar baas is directeur van het Hilton in Amsterdam.

Het hotel heeft, naast zo'n driehonderd kamers, verschillende afdelingen die zich bekommeren om het lot van de, vaak internationale, klanten. Zo is er de receptie-afdeling, die aankomst en vertrek van de klanten registreert. De verkoopafdeling werkt aan een zo hoog mogelijke bezettingsgraad van het hotel, en de food & beverage afdeling verzorgt de innerlijke mens. Maar er is ook het zogenaamde executive office. Daar zetelt de directie. En Anneli.

Ze runt niet alleen het bureau van haar baas, maar heeft ook nog eens de leiding over de andere secretaresses van het hotel. Op elke afdeling één. Laatst was ze zelfs betrokken bij de werving en selectie van een nieuwe secretaresse voor de afdeling feesten en partijen. Daarnaast organiseert ze de agenda van haar baas, vangt ze eventuele klachten van klanten op, voert ze de correspondentie naar buiten toe en organiseert de informatiestromen binnen het hotel. Maar ja, Anneli is dan ook niet zomaar een secretaresse, Anneli is een Executive Secretary.

“Adressen tikken doe ik ook hoor,” zegt Alieke Bunt, sinds kort secretaresse van de minister van buitenlandse zaken Hans van Mierlo. Ze heeft met haar 31 jaar al een indrukwekkende carrière als internationaal secretaresse achter de rug. Als secretaresse in dienst van buitenlandse zaken werd ze uitgezonden naar China, Ouagadougou, Joegoslavië, Finland en New York.

Toen ze tien jaar geleden bij buitenlandse zaken solliciteerde als overplaatsbaar secretaresse werd haar gevraagd naar welk land ze uitgezonden wilde worden. “Zo ver mogelijk,” antwoordde ze. Wie dat zegt krijgt een enkeltje Beijing. Met bloedend hart was ze getuige van wat zich afspeelde op het Tiananmenplein. Maar toen een journalist haar vroeg een ooggetuigeverslag te geven, moest ze noodgedwongen weigeren. De zaak lag politiek te gevoelig.

Wegens bewezen diensten reisde ze in oktober 1991 met een bijzondere opdracht af naar Joegoslavië. Het Nederlands Voorzitterschap van de Europese Unie maakte het noodzakelijk, personeel aan te trekken voor de EG-monitormissie, de voorloper van Unprofor. In Joegoslavië pendelde ze heen en weer tussen Belgrado en Sarajevo. Ze was er verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling van de missie. Tijdens haar verblijf in Joegoslavië mocht ze wèl berichten over haar ervaringen. Over haar verdriet toen “haar” helikopterpiloten uit de lucht werden geschoten en over de vernietiging van Vukovar schreef ze een dagboek voor een Nederlandse krant.

Onlangs keerde ze na tweeënhalf jaar terug uit New York, waar ze secretaresse van Nederlands permanent vertegenwoordiger bij de Verenigde Naties was. “Ik was al zo lang weg uit Nederland”, zegt Alieke, “dat Nederland een beetje buitenland was geworden.” Zo geredeneerd was het dus wel een logische stap dat ze terugkwam naar Nederland, “voor mijn droombaan”, zoals ze zegt.

Zo'n internationale secretaressecarrière is niet per se onmogelijk bij het Hilton, maar door de felle concurrentie in de branche is het belangrijk dat overgeplaatst personeel iets toevoegt aan de organisatie, waardoor het marktaandeel van het hotel misschien stijgt. Een overgeplaatste secretaresse voegt volgens Anneli niet zo veel toe aan de Hiltonorganisatie. Sterker nog, veel managers zijn maar wat blij dat ze bij aankomst in een nieuw hotel een secretaresse aantreffen die al jarenlang op haar plaats zit. Ze kent het bedrijf goed, ze heeft veel contacten en kent de markt. Ze zal dus eerder iets toevoegen aan de organisatie door te blijven zitten waar ze zit, dan door weg te gaan. Alieke ging wèl weg en kwam terug als secretaresse van de minister.

De tijd van het behandelen van visumaanvragen is voorbij. Ze geeft nu logistieke en organisatorische ondersteuning aan de minister, schat in wie meegaat naar welke vergadering, ziet toe op een goede verspreiding van de interne en externe informatie, is belast met de organisatie van de regeringsvluchten van de minister en plant zijn afspraken. Macht over de agenda, die hebben ze, de secretaresses. “Als ik m'n baas zou willen frustreren”, zegt Anneli, “dan zou ik gewoon tien afspraken op een dag voor hem kunnen plannen.” Maar dat zou ook de werkrelatie met haar baas frustreren.

De verhouding tussen de secretaresse en haar baas wordt heel erg bepaald door de landsaard, maar soms ook door de bedrijfscultuur. Anneli (31) heeft al drie Hiltonbazen gehad. Een Engelsman, een Israëliër en nu heeft ze een Italiaanse baas. Ziet ze verschillen? “Mijn Engelse baas was vooral erg formeel,” zegt Anneli. Automatisch sluipt er dan een zekere afstand in de verhouding tussen baas en secretaresse. Haar Israëlische baas betrok haar weinig in de zaken waar hij mee bezig was. “Eigenlijk maakte hij lang niet genoeg gebruik van mijn kennis. Omdat hij zoveel zelf deed, had ik óók minder te doen.” Haar huidige Italiaanse baas woont al zo lang in Nederland dat-ie net zo'n hekel heeft aan rangen en standen als de gemiddelde Nederlander. Als haar baas 's morgens binnenkomt zegt Anneli gewoon “goedemorgen, Roberto”. “Maar”, zegt Anneli, “het hoort ook heel erg bij de Hiltoncultuur om iedereen bij de voornaam te noemen.” Noemt Alieke haar baas ook gewoon bij de voornaam?

Ja. Als Van Mierlo 's ochtends het kantoor binnenkomt zegt Alieke gewoon “goedemorgen, Hans”. Hoewel Alieke vermoedt dat de sfeer bij buitenlandse zaken formeler is dan bij het Hilton, kan ze de minister gewoon bij de voornaam noemen. Maar dat kan per minister verschillen. Van Mierlo is daar gewoon gemakkelijk in. Ze kan het prima vinden met hem. Maakt het haar wat uit wat de politieke kleur van haar baas is?”

“Nee, hoor,” zegt Alieke, “zolang mijn baas er geen extremistische ideeën op na houdt die de werkrelatie zouden kunnen verstoren, maakt het mij niet uit. Ik had ook best voor Kooijmans willen werken. Maar Van Mierlo is natuurlijk wel héél leuk.” Hij laat haar genoeg vrijheid naar eigen inzicht zijn agenda te organiseren en buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders te woord te staan. In alle talen, Frans, Duits, Engels, het is geen probleem. Maar ook het Nederlands moeten ze perfect beheersen, de secretaresses.

Verschillende managers van het Hilton Hotel spreken een aardig woordje over de grens, maar Nederlands, ho maar. Elke twee jaar worden ze overgeplaatst naar een ander land en tijd om de taal te leren ontbreekt vaak. “Daarom moeten onze secretaresses perfect het Nederlands beheersen,” zegt Anneli. Vertrouwen speelt daarbij een belangrijke rol, want een manager zet wel z'n handtekening, maar weet soms niet eens waarvoor.

De baas vertrouwt je volledig en dus moet je discreet met informatie omgaan. Daar zijn Anneli en Alieke het over eens. Zwijgen is belangrijk in dit vak. In principe openen ze alle post, ook als er “vertrouwelijk” op staat. Maar ook brieven waar dat niet op staat moeten soms toch met discretie behandeld worden. Dan is het aan hen om te beoordelen of de informatie vertrouwelijk is of niet. “Ik maak alles open,” zegt Alieke, “behalve een persoonlijk aan Van Mierlo gericht giro-afschrift.”

Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden