Zelfs premier Rutte heeft het over ‘agile’. Werkt iedereen al in de scrum?

Agile en scrum

Zelfs premier Mark Rutte liet zich het woord tijdens Prinsjesdag ontvallen: “Als er tegenslagen komen, staan we agile klaar.”

De bron van agile ligt in de software-industrie, bij een kort manifest van een groep software-ontwikkelaars uit 2001. “Vroeger bouwde een ontwikkelaar in een jaar een product, naar de eisen van de klant, en bood die dan aan de klant aan”, vertelt Ard-Pieter de Man, hoogleraar management aan de VU Amsterdam.

“Maar met agile gingen ontwikkelaars met de klant kijken wat ze op korte termijn konden ontwikkelen. Zo leveren ontwikkelaars elke zoveel tijd kleine stukjes werkende software, die ze tussendoor aanpassen.” Op die manier kunnen software-ontwikkelaars hun product beter aanpassen aan de eisen van de klant en aan de ontwikkelingen in de hele markt.

De afgelopen jaren is agile niet alleen een begrip in de IT, maar wordt het te pas en te onpas in het bedrijfsleven en bij de overheid gebruikt. “Agile is eigenlijk een verzamelterm voor verschillende soorten wendbaar werken”, zegt Richard Engelfriet, auteur van het managementboek ‘De succesillusie’.

“Het komt erop neer dat organisaties geen grote, lange doelen meer opstellen, maar die opdelen in kleinere stappen. Door die kleinere stappen is een organisatie wendbaarder. Ze kan beter inspelen op veranderende omstandigheden.”

Kleine teams met korte sprints

Een van de modellen om agile te implementeren in een organisatie, is de zogeheten scrum. Deze term die uit de rugbywereld komt, houdt in het bedrijfsleven in dat kleine teams van ongeveer tien mensen werken met korte projecten, de zogeheten sprints. Daarbij komen ze dagelijks bij elkaar om de voortgang te bespreken. Een scrum master hoeft dan ook geen zwarte band in een Oosterse vechtsport te bezitten, maar begeleidt de korte projecten en dagelijkse bijeenkomsten.

Of het altijd een goed plan is om agile te implementeren in een organisatie, daarover zijn de meningen verdeeld. Engelfriet noemt het een ‘managementreligie’. “Als jij het leuk vindt: doe het vooral. Maar goede onderzoeken die bewijzen dat het echt werkt, ben ik nog niet tegengekomen.” De Man denkt dat agile bij een aantal organisaties wel succesvol kan zijn.

“In de software is het standaard. Maar als een gemeente aankondigt agile te gaan werken, denk ik wel: is dat echt nodig? Het is niet altijd voordelig om met korte slagen te werken.”

Lean

De Lean-methode komt uit de Japanse industrie en gaat over het terugdringen van verspilling. Organisaties moeten volgens deze leer efficiënter werken door alles wat geen waarde aan het product toevoegt, zoveel mogelijk te verdringen. Dat kunnen zinloze administratiewerkzaamheden zijn, maar ook onnodige voorraadopslag.

Zo kan het wegwerken van voorraden in de voedselindustrie logischerwijs voordeel opleveren: een vers broodje gezond heeft meer waarde dan een broodje dat al een paar dagen in het schap ligt.

De Lean-methode is vooral bekend door de Japanse autofabrikant Toyota. Die ontwikkelde in de jaren vijftig tot zeventig van de vorige eeeuw het Just-In-Time-principe. Dat just in time hield in dat onderdelen die door externe partijen geleverd werden, door Toyota niet meer onbeperkt opgeslagen werden. Voorraden werden juist zo klein mogelijk gehouden.

“Het principe achter Lean is eigenlijk zo oud als de weg naar Rome”, legt Engelfriet uit. “Het komt neer op de vraag: hoe kan het sneller en efficiënter?” Hoewel de gedachte voor een organisatie best voordelig kan werken, ziet Engelfriet ook kanttekeningen. “Er is een kans dat het ten koste gaat van creativiteit en meer stress oplevert.”

Zelfsturende teams/holacratie

Buurtzorg Nederland werkt sinds 2006 met zelfsturende teams zonder managers. Sindsdien zijn ook zelfsturende organisaties een hype geworden in het bedrijfsleven. Holacratie (of holacracy) is het bekendste model om zelfsturing in de praktijk te brengen, als alternatief voor de traditionele hiërarchische structuur van organisaties.

“In een holacratische organisatie zijn er geen managers meer op de manier die we kennen, maar is iedereen een beetje manager”, zegt Diederick Janse van consultancybedrijf Energized, gespecialiseerd in holacratie. “Een van de belangrijkste begrippen daarbij is ‘rollen’. Dat zijn een soort takenpakketjes van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.”

“Zo heb je een human resources-rol en een marketing-rol”, bouwt hoogleraar management De Man hierop voort. “Als iemand een bepaalde rol heeft, kan die alle besluiten nemen om de rol uit te voeren. Dat betekent dat een medewerker geen toestemming hoeft te vragen aan de manager erboven.”

“Het voordeel van een holacratie is dat personeel veel autonomer gaat opereren”, vertelt Janse. “Ze moeten meer zelf nadenken.” Dat bevordert innovatie en de creativiteit van de medewerkers, stelt hij. “Praktisch is ook dat het een stuk efficiëntie biedt: mensen hoeven niet meer aan iemand toestemming te vragen om iets uit te kunnen voeren.”

Zonder toestemming van bovenaf

Ook De Man ziet een aantal voordelen: “Rollen maken het mogelijk om flexibeler in te spelen op veranderende situaties. Als een medewerker van een boekhandel ziet dat er meer vraag is naar boeken over tuinieren, kan hij daar meteen meer van bestellen. Zonder toestemming te hoeven vragen van bovenaf.”

Een holacratie past niet overal, erkent Janse. “Veel organisaties zijn zo gewend aan hiërarchieën, dat een paar jaar nodig kan zijn om de overgang te maken. Iedereen is gewend om omhoog te kijken naar hun verantwoordelijken. Mensen moeten leren om te gaan met rollen.”

De Man denkt dat holacratie vooral geschikt is voor organisaties die routineus werk doen. “Voor organisaties met meer unieke projecten is het minder geschikt.”

Lees ook:

Thuiszorgorganisatie Cordaan stopt met zelfsturing, wie volgt?

In de thuiszorg geldt zelfsturing – werken zonder managers – als dé manier om goede zorg te leveren en medewerkers tevreden te houden. Maar hier en daar wordt de manager gemist en keert die terug.