Videovergadering op de agenda? Dit is de webetiquette

Zorg voor voldoende inlogtijd

Om een vergadering op tijd te kunnen beginnen is het slim om deelnemers de mogelijkheid te bieden een kwartier van tevoren al in te loggen, zegt De Haan, die bedrijven en verenigingen – vooralsnog onbetaald – helpt met het inrichten van videovergaderingen. In die tijd kunnen collega’s elkaar begroeten maar ook controleren of hun video- en audio-apparatuur goed werkt. Vooral bij videovergaderingen met veel deelnemers helpt dit om de vergadering op het afgesproken tijdstip te kunnen starten. Voor de deelnemers geldt hetzelfde als tijdens een offline vergadering: kom op tijd.

Spreek basisregels af

Wees vooraf duidelijk hoe je met elkaar wil communiceren. Mag iedereen meteen reageren op wat een collega zegt of is het de bedoeling dat als iemand praat alle anderen hun geluid uitzetten? En als jij iets wilt zeggen, hoe maakt je dat dan duidelijk? Steek je dan je hand op? De Haan: “Het lijkt een enorme open deur maar ik heb zelf al tientallen online vergaderingen begeleid waarin geen afspraken waren gemaakt. Dat haalt de vaart uit je vergadering.” Zelf adviseert ze om zo veel mogelijk gebarentaal te gebruiken, daarmee voorkom je dat mensen door elkaar heen praten. Volgens haar is het sowieso verstandig om je geluid uit te zetten als je niet aan het woord bent.

Bedenk dat je zichtbaar bent

Neus peuteren, roken, nagelbijten. Omdat we werken vanuit een wel heel vertrouwde omgeving vergeten we nog weleens dat anderen ons ook zien. De Haan, lachend: “Wees ervan bewust dat je camera aan staat en bedenk of je gedrag past bij de situatie waar je in zit. Een goede manier om je aan de gedragsregels te houden is je af te vragen of je dit ook zou doen of dragen op je werkplek.” Kleed je gepast en trek altijd een broek aan. Doe je dat niet en moet je even opstaan om iets te pakken? Voor je het weet zien al je collega’s je in onderbroek, zegt ze.
“Dat noemen we ‘Donald Ducken’ en geloof het of niet, dit komt vaker voor dan je zou denken.”

Creëer een rustige achtergrond

Huisdieren die over het toetsenbord lopen, kinderen die komen binnenstormen. Allemaal afleiding van de inhoud van een vergadering. “Zorg dat je achtergrond er netjes en opgeruimd uitziet, ga bijvoorbeeld voor een muur zitten”, zegt De Haan. “Iedere deelnemer aan de vergadering kan je thuiswerkplek bekijken en zal dat ook doen.” Als je geen neutrale achtergrond hebt of niet wil dat anderen je werkplek zien, zijn er veel programma’s die de mogelijkheid bieden om een zelfgekozen achtergrond in te stellen, weet ze. Voor degenen die videobellen via een smartphone heeft ze twee tips: ga niet rondlopen maar leg je telefoon op een plek waar deze niet beweegt of om kan vallen. Leg je telefoon horizontaal, dan is de beeldkwaliteit vaak beter. Ook is het slim om je huisgenoten te laten weten wanneer je gaat vergaderen, zo voorkom je dat ze per ongeluk door het beeld lopen.

Hou voldoende afstand van de camera

Tijdens het videobellen zie je enorme verschillen in de camerapositie. Bij de ene collega zie je het hele bovenlijf en hoofd en een uitgebreide achtergrond in beeld, bij de ander is alleen het hoofd al beeldvullend. Haar advies: Zorg dat zowel je hoofd en borst in beeld zijn. Als je veel met handgebaren praat, neem dan nog iets meer afstand. Denk ook aan goed licht, met veel tegenlicht ben je slecht zichtbaar.

Videobel veilig

De Haan benadrukt dat maar weinig videobelprogramma’s waterdicht beveiligd zijn. “Ieder programma kan gehackt worden, bedenk je dus goed welke informatie je deelt. Om pottenkijkers te voorkomen kun je digitale vergaderingen in ieder geval voorzien van een wachtwoord.” Haar laatste tip? “Dek na iedere vergadering je webcam af. Dat kan makkelijk met een sticker of een stukje tape.”

Deze week verschijnt het boek ‘Videobellen Etiquette’ van Marlous de Haan. Gebaseerd op haar eigen ervaringen.

Lees ook:

Thuiswerken is niet nieuw, maar juist hartstikke oud

Thuiswerken gaat ver terug. Volgens sommige historici was het de norm tot de industriële revolutie. Denk aan bakkers, smeden en schoenmakers. Wat kunnen we leren van die tijd?