Efficiënt werken

Hopeloze projecten en overleggen waar niemand zin in heeft? Zo kom je ervan af

Een werknemer tijdens een videogesprek op kantoor. Beeld ANP
Een werknemer tijdens een videogesprek op kantoor.Beeld ANP

Wie kent ze niet, de zinloze en tijdrovende klusjes op kantoor. We doen tijdens het werk allerlei rituele taken zonder nut. Het lukt mensen maar slecht om daarmee te stoppen.

Hopeloze projecten. Overleggen waar niemand zin in heeft maar die toch gehouden worden. Administratie die wel moet, maar waar niemand iets mee doet. Geen organisatie lijkt eraan te ontkomen: dingen die niets opleveren maar wel veel energie en geld kosten. Toch gaan we er mee door.

Marije van den Berg wil dat dat stopt en schreef er een boek over. “Het fascineert me mateloos hoe we in organisaties door kunnen gaan met dingen waarmee we ‘eigenlijk’ willen stoppen”, schrijft ze in haar boek ‘Stop’ dat 9 september in de boekenwinkels ligt. “Stoppen gebeurt vaak stiekem, of te laat en dan met veel kabaal.” Dat is niet zo gek, analyseert Van den Berg in haar boek, want stoppen vraagt lef.

Wie wil stoppen, wordt vaak lastig gevonden. Hoe lastig hangt af van wat voor organisatie het is en wat de positie van de stopper in het bedrijf is. “Een afdelingsmanager met een stevige plek op de apenrots zal zich meer kunnen permitteren. Maar stoppen is altijd morrelen aan de gevestigde orde”, aldus de zelfbenoemde stopcoach.

Het verbieden van vergaderingen die langer dan drie kwartier duren

Sommige zaken waar werknemers mee willen stoppen zijn vrij overzichtelijk, zoals het verbieden van vergaderingen die langer dan drie kwartier duren. Maar vaker gaan gewenste veranderingen over hoe anderen hun werk horen te doen, en dat valt niet altijd lekker, weet Van den Berg nadat ze jarenlang bij allerlei bedrijven over de vloer is geweest.

“Stoppen met je eigen project, team of organisatie? Dat gebeurt zelden. Want snijden in eigen vlees doen mensen niet graag. Dan zijn er nog projecten waar al zoveel in is geïnvesteerd dat stoppen geen optie meer lijkt te zijn, terwijl dat alleen maar leidt tot groter verlies.” Als voorbeeld noemt de stopcoach de Concorde, een vliegtuig waar overheden miljoenen in bleven investeren. Maar ook grote IT- of infrastructurele projecten. Als er al tientallen miljoenen zijn geïnvesteerd, lijkt het verstandig om ook dat laatste half miljoen maar uit te geven. Er zijn ook kleinere voorbeelden: iemand die in zijn proeftijd niet functioneert, toch aannemen, want er is al zo veel tijd besteed aan de sollicitatierondes.

Wanneer moeten mensen stoppen? Daar zijn een paar signalen voor. Een van de stoptekens is: als er geen inhoudelijke reactie komt. Dus als de zo gewenste monitor of rapportage niet gelezen wordt. Een tip om daarachter te komen is of mensen iemands inbreng lezen. Zet bijvoorbeeld ergens verstopt in de tekst het zinnetje ‘als je dit leest, mag je een reep chocola bij me komen halen’. Wordt de reep niet afgehaald, dan kun je stoppen.

Soms is er nu eenmaal corvee

Een stopteken is ook als klanten niet meer snappen hoe een organisatie werkt, vertelt Van den Berg in het boek. Als mensen niet begrijpen waarom ze voor het een bij het ene bedrijfsonderdeel moeten zijn, en voor het andere op een andere plek. Dan zijn er te veel lagen of te veel kokers, of te veel managers en anders te veel projecten.

Nog een belangrijke tip van Van den Berg: Vraag jezelf altijd af – voordat je gaat stoppen – waarom je er ooit mee begonnen bent. Want er kunnen ook goede redenen zijn om ergens mee door te gaan. En realiseer je ook dat werk nou eenmaal uit klussen bestaat die gewoon gedaan moeten worden. Corvee. Waar je voor betaald krijgt.

Een ander advies om erachter te komen waar je mee moet stoppen: geef de tegenstem ruimte. Vraag bijvoorbeeld tijdens een vergadering eens aan een collega die nog weinig heeft gezegd naar zijn inbreng en zeg daarbij dat een tegendraads standpunt zeer gewenst is. Ook mensen die net nieuw zijn, hebben vaak zinnige vragen. Die jonge collega weet vaak nog niet waarom de dingen gaan zoals ze gaan en komt daardoor met vragen als: ‘Zitten de managers hierover wekelijks of maandelijks bij elkaar?’ terwijl het een dagelijks terugkerende vergadering is.

Neem de tijd

Luister ook wat beter naar die persoon die er altijd anders over denkt, of naar die grapjas die ondertussen via zijn grap eigenlijk zegt wat niet gezegd kan worden tegen machthebbers. Deze mensen geven vaak al ‘stoptekens’ af, zij zien en benoemen zaken waar de onderneming echt wel zonder kan.

En dan: aan de slag. Ga, het liefst met een groepje, opschrijven waar je mee wilt stoppen, waar dat mee samenhangt en waar je juist mee door wil blijven gaan. En voer het door. Als het stoppen lukt, waarschuwt Van den Berg, zie je vaak dat een nieuwe manier van werken eerst even slechter werkt dan de oude vertrouwde manier. “Maar ja, het duurt even voordat je lekker werkt. Neem de tijd hiervoor. Ontspan in de wetenschap dat niemand precies weet hoe het moet. Echt niet. Ik ook niet.”

Stop. Stopstrategie voor organisaties, Marije van den Berg, 184 blz, verschijnt 9 september 2020.

Lees ook

Zoomen, skypen, meeten, appen, hangouten en andere thuiswerkgruwelen

Een columnist is per definitie een zelfsturend team; ik kan moeilijk beweren dat ik overspannen raak van het digitale vergaderen. Dus als ik al iets van een fobie begin te ontwikkelen voor zoomen, hangouten, skypen en groepsappen, hoe erg moet het dan zijn voor mensen die de hele dag niets anders doen?

Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden