Werk

Het nieuwe vergaderen, asynchroon of hybride, is een blijvertje

Een hybride vergadering, met online collega's. Beeld Getty Images
Een hybride vergadering, met online collega's.Beeld Getty Images

Twee jaar van voornamelijk online overleggen heeft de vergadercultuur op kantoren nogal veranderd. Sommige nieuwe vormen blijken zeer welkom.

Runa Hellinga

Bij veel bedrijven heeft het gebruikelijke overleg de afgelopen paar jaar een heel ander karakter gekregen. Wekelijkse of dagelijkse gezamenlijke bijeenkomsten rond een tafel hebben plaats gemaakt voor online, en inmiddels vaak hybride. Dat heeft er ook voor gezorgd dat mensen kritischer kijken of vergaderen echt wel nodig is.

Overleg gaat steeds vaker asynchroon: dat wil zeggen dat mensen in hun eigen tijd reageren op elkaar, meestal via de chats of e-mails. Dat blijkt prima te werken, concludeert de Amerikaanse telecommunicatiegigant Verizon na een onderzoek naar de vergadergewoonten van grote teams. Asynchroon overleg bevalt de meesten prima.

Negentig procent geeft aan dat tegenwoordig de efficiëntie van het overleg is toegenomen. Vergaderingen duren korter, zeker als ze online zijn, want via een scherm overleggen nodigt nu eenmaal minder uit tot eindeloos kletsen. Ruim driekwart van de ondervraagden vindt dat er minder tijd verspild wordt aan verplichte vergaderingen waar niets besproken wordt wat relevant voor hen is.

Vergaderen via de chat

Ook Rolf Hellemons, als adjunct-directeur verantwoordelijk voor Verizon Benelux en Scandinavië, is zeer te spreken over de ‘nieuwe’ manier van overleggen. “In zo’n chatgroep zie je in de loop van de dag allerlei nuttige opmerkingen, links en documenten over een bepaald onderwerp voorbijkomen.” Met 100.000 werknemers en teams over meerdere landen, zijn andere overlegvormen voor Verizon pure noodzaak. Hellemons: “Zeker na covid gebeurt het nog maar zelden dat je echt een heel team op één locatie hebt.”

Daar weet de Veldhovense techgigant ASML alles van. De producent van lithografiemachines is ook actief in Azië. “Door de strenge regels daar is het soms nog steeds niet mogelijk om mensen hierheen te halen of daarheen te vliegen”, zegt woordvoerder Monique Mols. Zelfs de monteurs die voorheen de hele wereld overgingen om machines te onderhouden, deden tijdens de coronaperiode hun werk grotendeels virtueel: ze keken (en kijken soms nog steeds) online mee met een lokale monteur met een smartbril.

Meerdere beeldschermen, levensgroot aanwezig

Het bedrijf investeert daarom wereldwijd in een netwerk van hybride vergaderruimten met perfecte geluidsapparatuur, perfecte camera’s en aparte beeldschermen waarop de gesprekspartners elders naast elkaar en levensgroot in de vergaderzaal te zien zijn. Dat maakt het mogelijk om op gelijkwaardige voet zowel met mensen live als online te vergaderen, iets wat met het gebruikelijke Teams- of Zoomscherm vol portretjes knap lastig is.

ASML organiseert op die wijze zelfs cursussen, waarbij een deel van de cursisten in Veldhoven zit, een deel in een soortgelijk klaslokaal elders in de wereld. Moderne apparatuur haalt de spreker op afstand zo veel mogelijk ‘de zaal in’.

Wat Hellemons nog wil toevoegen, is dat uit het onderzoek blijkt hoe belangrijk het is dat vergaderingen goed worden georganiseerd. “De uitnodiging moet duidelijk aangeven wat er precies besproken wordt, er moet een duidelijke agenda zijn en een gespreksleider die de tijd in de gaten houdt. En een verslag achteraf. Dat zie je steeds minder, maar mensen hechten daar echt aan, want het bevordert de efficiëntie.”

Spontaniteit

Aan de andere kant zijn ongeplande, spontane ontmoetingen ook enorm belangrijk zijn voor productiviteit en creativiteit. ASML hecht daar zelfs zo sterk aan dat het bedrijf zulke ontmoetingen bewust faciliteert in haar enorm grote bedrijfsrestaurant annex ontmoetingsruimte. Daar kunnen mensen op ieder uur van de dag terecht om wat te eten, te werken of iets met iemand te bespreken.

Mols: “Dat je altijd ergens terecht kunt en toevallig iemand tegen het lijf kunt lopen die iets bij kan dragen, bevordert het spontane overleg en het ontstaan van nieuwe ideeën. Thuiswerken en online vergaderen hebben voordelen, maar corona heeft ook duidelijk gemaakt hoe belangrijk dat persoonlijke contact voor mensen is.”

Lees ook:

Broodtrommels vullen, haren borstelen, ontbijten en de deur uit: de ochtendhectiek is weer terug

Nu de coronamaatregelen zijn losgelaten, gaan ook ouders met jonge kinderen weer terug naar kantoor. Daarmee maakt ook het ouderwetse ‘gerace en gesjees’ een comeback, al wil bijna niemand terug naar af.

Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden