UitlegThuiswerken

De do’s-en-don’ts van digitaal vergaderen

Beeld Patrick Post

Veel Nederlanders werken nu vanuit huis. In de praktijk betekent dat veelal: vergaderen via videoverbindingen. Dat kan efficiënt zijn, maar is het vaak niet. Twee experts over de do’s-en-don’ts. 

Rutger Zeldenrijk werkt bij Avex, een bedrijf dat onder meer videovergaderingen faciliteert en Jolanda Siegers vergadert veel online bij IBM Nederland, waar ze de planning doet van monteurs. 

Welk videovergadersysteem is het beste?

Zeldenrijk: “Er zijn veel aanbieders op de zakelijke markt, maar Google Hangouts Meet, Microsoft Teams en Zoomworden het meest gebruikt. Deze diensten zijn gratis te gebruiken. Google en Microsoft  bieden naast het videovergaderen ook de mogelijkheid om gemakkelijk op afstand samen te werken in bestanden. Zoom  blinkt vooral uit in extra’s, zoals het makkelijk een webinar houden. Het is dus net waar je naar op zoek bent als. 

“Een belangrijk punt is dat betaalde diensten vaak beter zijn beveiligd. De meeste betaalde diensten beschikken over veiligheidscertificaten, die aantonen dat de dienst goed is beveiligd. Hierbij kun je denken aan de opslag van persoonsgegevens en beveiliging van de verbinding.”

Hoe houd je structuur in een videovergadering?

Zeldenrijk: “Wijs een gespreksleider aan. Die moet ervoor zorgen dat nieuwe gebruikers wennen aan het videovergaderen en uitleggen hoe het systeem werkt. Ook stelt de gespreksleiders regels vast, zoals: hand opsteken als je wat wilt zeggen en zet de microfoon uit als je niet praat.”

Wat is een goede achtergrond?

Siegers: “Ik werk thuis met twee kinderen, partner en ik heb een hond die om de haverklap aan het blaffen is, dus ik probeer mij zoveel mogelijk af te zonderen. Op dit moment tolereren collega’s gelukkig veel van elkaar, omdat de meeste mensen het videovergaderen niet gewend zijn.”

Zeldenrijk: “Zorg voor een neutrale achtergrond, zodat er alleen wordt gefocust op jou als persoon. Natuurlijk mag iedereen even lachen om die grappige poster die bij jou op de muur hangt, of een kind dat even zwaait, maar zorg er wel voor dat jouw omgeving zo rustig en leeg mogelijk is.”

Welke apparatuur is geschikt?

Zeldenrijk: “Een headset is een must. Daarmee voorkom je echo’s of het geluid van spelende kinderen op de achtergrond. Een goede internetverbinding is belangrijk om haperende beelden en geluiden te voorkomen. Het beste is om een internetkabel in de router te pluggen en die verbinden met de computer. Dan blijft de verbinding tijdens de videovergadering goed, ook met alle mensen die de wifi thuis gebruiken.”

Kunnen we niet telefonisch vergaderen?

Nee. Juist niet, vindt Zeldenrijk. “De kracht van videovergaderen is dat de vergadering het meest lijkt op wat mensen gewend zijn. Je wilt gezichten en mimiek zien van collega’s als zij iets zeggen”, zegt hij uit. “Als je telefoneert, dan weet je niet of iemand wel oplet. Voor hetzelfde geld is iemand mails aan het beantwoorden of aan het scrollen op Facebook.”

Kan videovergaderen gezellig zijn?

Siegers: “Een koffiemomentje inlassen in de ochtend en vrijdagmiddag een virtuele borrel zijn manieren om het sociale contact met collega’s te behouden. Dat gesprekje bij de koffiemachine, bij de lunch of onder het genot van een borrel op vrijdag loop je mis als je thuis werkt. Elke ochtend heb ik met mijn collega’s koffievergadering en dan bespreken wij bewust weinig werkzaken en gaat het meer over hoe het nu echt met iedereen gaat. We leven in een bizarre tijd en daarom is het nog belangrijker om op de hoogte te blijven van elkaars welzijn.”

Lees ook: 

Wordt thuiswerken het nieuwe normaal?

sinds een week of twee zit het gros van werkend Nederland niet op kantoor, maar in de studeerkamer, het tuinhuisje, aan de eettafel, op de bank of elders in huis.

Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden