Goedemorgen

Dat je vergadert om besluiten te nemen, is een misverstand

Twee collega's op weg naar een vergadering. Beeld Hollandse Hoogte / Taco van der Eb Fotografie

Nederlandse cijfers zijn er niet, maar in de Verenigde Staten worden dagelijks iets van 55 miljoen vergaderingen gehouden. Werknemers daar zijn ongeveer een zesde van hun werktijd kwijt aan overleg. De gemiddelde manager vergadert nog meer: voor hem of haar komt het aantal bijeenkomsten neer op 23 uur per week.

Dat het niet altijd gaat om vruchtbaar overleg, is algemeen bekend. Voor menig werknemer lijkt vergaderen het meest onnodige deel van de werkdag. Het heen-en weergepraat slurpt tijd en wat nog erger is: na een vergadering is lang niet iedereen in staat om meteen zijn werkzaamheden weer op te pakken. Ze zijn vaak nog zeker drie kwartier bezig met het verwerken van de frustratie die ze in de vergadering opdeden. Hun geest voelt leeg, hun lichaam uitgewoond.

Maar gisteren kwam er nieuw nieuws uit Malmö, van professor Patrick Hall van de universiteit daar. Hij stelt dat werknemers het doel van vergaderen verkeerd begrepen hebben. Overlegstructuren zouden moeten worden beschouwd als een vorm van therapie, in plaats van als methode om tot besluiten te komen. Het gaat niet om besluiten: de bijeenkomsten zijn eerder noodzakelijke rituelen waar werknemers tegen elkaar hun frustratie kunnen uiten. Dat helpt ze in hun gevoel gehoord te worden.

Hall was geïntrigeerd door het merkwaardige fenomeen dat het aantal vergaderingen alleen maar toeneemt, terwijl deelnemers ze weinig effectief vinden. Vergaderingen, ontdekte hij, zijn nodig in therapeutisch opzicht. Tegen de BBC zei hij: “Mensen zien vergaderen als negatief, omdat ze het werkelijke doel over het hoofd zien. Ze zijn er niet om routes uit te stippelen. Ze zijn er om mensen eraan te herinneren dat ze onderdeel uitmaken van een organisatie.”

Lees ook: 

Om de haverklap een e-mail of telefoontje: drie op de tien werknemers trekken het niet

Het overkomt Nederlandse werknemers elke dag opnieuw: ze krijgen een stortvloed van telefoontjes, berichtjes, mailtjes en notificaties. Ruim 2,1 miljoen werknemers hebben er moeite mee om al deze prikkels op kantoor te verwerken.  

Meer over

Wilt u iets delen met Trouw?

Tip hier onze journalisten

Op alle verhalen van Trouw rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@trouw.nl.
© 2019 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden