DE CURSUS TIME-MANAGEMENT

“Vanaf mijn vijftiende werkte ik overdag fulltime, toen ook nog op zaterdag. En 's avonds ging ik drie keer in de week naar de avondhbs. Dan moet je wel efficiënt met je tijd om gaan.”

Schreeuwen dat je druk, druk, druk bent en nergens tijd voor hebt, is allang niet meer en vogue. Serieus bedrijvige mensen hollen niet achter zichzelf aan. Zij maken tijd voor het gezin en de sportschool naast een intensieve baan. Lukt dat niet, dan staan er allerlei cursussen tijdsbeheer tot hun beschikking.

De opvattingen over hoe en waarom iemand tijdnood heeft, lopen nogal uiteen. De een wijt het slechts aan gebrek aan structuur, de ander zoekt het in het bioritme en karaktereigenschappen. “Tijd moet je niet alleen efficiënt besteden, maar vooral effectief”, zegt personal management-trainer Rolf Winters van Winner Benelux in Den Bosch. In Nederland zijn er tientallen - in ieder geval 34 - verschillende time-management-trainingen om 'meer' uit je tijd te halen. Praktische tips haal je uit een boek: elke dag een uur reserveren voor vervelende klusjes en niet steeds je e-mail lezen als het belletje gaat. Papieren gelijk opbergen volgens een systeem of weggooien, telefoneren in blokken en niet verspreid over de hele dag.

Organiseren, bezinnen, 'nee' zeggen en vooral weten wat je wil en prioriteiten stellen, zijn de steekwoorden voor goed en verantwoord tijdsbeheer. “Je kunt trucjes leren om je tijd beter in te delen of je kunt een stapje verder gaan”, zegt Winters, wiens cursus een meer New Age-achtige benadering heeft. “Het time-management-probleem is niet voor iedereen hetzelfde. Het ligt vaak besloten in een karaktereigenschap”, meent Winters. Door werksituaties na te spelen met acteurs en de betrokkene gaat hij op zoek naar 'de echte pijn'. “Iemand heeft bijvoorbeeld veel behoefte aan waardering en wil voor mensen iets betekenen. Het gevolg is dat hij overal ja en amen op zegt: om aardig gevonden te worden. Er zijn ook mensen die helemaal niet weten wat zij willen. Dan weet je ook niet waar je je tijd aan moet besteden, je hebt geen prioriteiten.”

Hij noemt als voorbeeld een team verkoopdirecteuren, die hun doelen voor een heel jaar op een rijtje moesten zetten. “Zij kwamen niet verder dan de verkoopcijfers. Ze dachten dus niet aan het begeleiden van hun team, aan productontwikkeling, aan letten op de markt of aan hun eigen persoonlijke ontwikkeling. Managers lijken beter te zijn in het maken van plannen voor anderen dan voor zichzelf. Ze laten zich leiden door de problemen van alledag.”

De valkuil waar de meeste mensen in vallen wanneer zij overlopen van het werk, is nóg harder werken, volgens Winters. “De truc is niet: harder werken. De truc is juist: stil gaan zitten om te voorkomen dat je achter jezelf gaat aanlopen. Je moet je bezinnen: waarom doe ik dit en moet ik dit wel doen. Misschien hoort een taak eigenlijk bij iemand anders.”

Margareth Jans wilde afstuderen naast haar fulltime baan en besloot een cursus time-management te volgen. “Ik kreeg iets hijgerigs over me in de tijd dat ik m'n scriptie schreef. Achteraf was dat heel logisch, want ik had het ook veel te druk met werken en studeren tegelijk. Op die cursus bleek dat ik het helemaal nog zo slecht niet deed in time-management.” Het profijt van de cursus bleek pas later op haar werk. “Ik ben assertiever geworden. Ik ben studiecoördinator en iedereen loopt bij mij in en uit. Ze beginnen gewoon tegen me aan te praten voor de gezelligheid, terwijl ik bezig ben. Ik zeg nu: ik ben aan het werk, en dan gaan ze weg. Drie dingen tegelijk, doe ik nu na elkaar en uitstelgedrag heb ik ook niet meer.” Douwe Dijkstra werkt als manager in de verzekeringsbranche en volgde een cursus time-management. Die vond hij zó nuttig dat hij zijn hele team naar de training stuurde. “Verzekeringen zijn een concurrentiegevoelige markt. De overheid verandert vaak de spelregels. Om als bedrijf aan de bal te blijven moet je heel erg bezig blijven met de materie en veel klanten zien. Het werk is veel intensiever geworden dan tien jaar geleden. Ik verzet nu, na de training een jaar geleden, meer werk terwijl ik tegelijk meer vrije tijd met mijn gezin kan doorbrengen. Ik hoef geen werk meer mee naar huis te nemen. Gestructureerd 'nee' zeggen heeft mij een hoop tijd en moeite gespaard.” Maar als je niet gemotiveerd bent, zul je van een training weinig opsteken. Jans: “Je ziet zelf in dat je het anders moet. Het resultaat is de stimulans om door te gaan.”

In principe vinden trainers dat time-management voor iedereen geschikt is. Maar bepaalde bedrijfstakken hebben het een stuk moeilijker. De journalistiek bijvoorbeeld, die afhankelijk is van nieuws dat anderen vaak 'maken'. Gevolg: de journalistiek is vaak niet in te plannen volgens een bepaalde dagindeling of bioritme. “Dat moet je dan accepteren of iets anders gaan doen.”

De een heeft genoeg aan een Teleac-cursus van 89 gulden. Individuele begeleiding van enkele dagen kan oplopen tot ruim 3000 gulden. Maar wat als de tijd echt op is? Als na een gedegen training nog steeds blijkt dat je overbelast bent?

“Dan kun je twee dingen doen”, zegt trainer Trees Kieft van Atel Management, “een discussie aanzwengelen in het bedrijf over structurele overbelasting, of een andere baan zoeken.” Winters maakt dat weleens mee en waarschuwt de opdrachtgever tevoren. “Wij houden mensen een spiegel voor en wijzen op hun karaktereigenschappen die goed time-management in de weg kunnen zitten. Sommigen komen tot het inzicht dat zij hun werk eigenlijk helemaal niet willen doen. Opdrachtgevers vinden dat over het algemeen prima. Als iemand niet lekker in zijn vel zit, kan hij daar beter zelf achter komen, vinden ze.”

Zowel trainers als cursisten menen dat mensen nu veel harder werken dan tien of twintig jaar geleden. Freelance trainer Caroline Horikx heeft daarom, zegt ze, 'dubbele gevoelens' over time-management. “Voor Faktor BV begeleid ik kunstenaars die ondernemer willen worden. Die mensen hebben een allergie ten aanzien van planning. Een andere groep bestaat uit startende ondernemers. Die groep mislukt vaak als gevolg van onvoldoende tijdbeheersing. Ik zie dat mensen steeds meer doen in steeds minder tijd. Alles moet tegenwoordig in no time af. Je tijd moet je zo nuttig mogelijk besteden, terwijl een middagje klooien soms ook goed voor je is. Daar zet ik wel mijn vraagtekens bij. Je kunt time-managen wat je wil, maar op een gegeven moment is je tijd en energie gewoon op.”