Moderne Manieren 12/04/08

Beste Beatrijs,Momenteel volg ik (jonge vrouw, 21 jaar) de opleiding tot management assistent. Tijdens mijn stage word ik er vaak op gewezen dat ik ontzettend snel praat en daardoor heel bot of zelfs ongeïnteresseerd overkom.

Dit terwijl het tegendeel waar is. Verder ben ik wel heel beleefd aan de telefoon en volg ik wat dat betreft de etiquetteregels nauwlettend. Hebt u misschien een tip voor mij om minder snel te praten, zodat ik mijn klanten laat zien dat ik wel interesse heb voor hun vragen en problemen en ook minder bot overkom?

Beste Te rad,

Veel jongeren praten te snel. Zij ervaren het zelf onderling niet als een probleem, het zijn ouderen die hier last van hebben. Ik vat de gewoonte om je zinnen af te raffelen trouwens niet op als een teken van botheid of gebrek aan belangstelling voor de luisteraar, maar eerder als teken van zenuwachtigheid danwel ondergeschiktheid. De onderliggende boodschap lijkt te zijn: ’Let maar niet op mij. Laat ik maar snel zeggen wat ik te zeggen heb, want ik wil niet te veel spreektijd innemen, niet een te groot beslag leggen op het luistervermogen van de medemens’.

Hoe dit ook zij, psychologiseren heeft weinig zin. De tendens is sowieso voor iedereen om sneller te spreken. Dat merk je als je naar oude journaalflitsen of documentaires van dertig veertig jaar geleden kijkt. Iedereen heeft tegenwoordig een hoger spreektempo, ook de ouderen. Dit neemt allemaal niet weg dat het wel verstaanbaar moet blijven om irritatie bij gespreksgenoten te voorkomen.

U kunt het best anders aanpakken. Neem een bewust besluit om langzamer en gearticuleerder te praten. Neem de tijd, slik geen woorden in. Houd u uzelf voor dat het belangrijk is wat u te zeggen hebt. Voeg wat gewicht toe aan uw woorden, haal rustig adem tussendoor. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is om uw taalgebruik inhoudelijk op te schonen. Ongetwijfeld wordt dit, zoals bij zo veel mensen het geval is, overwoekerd door modieuze uitdrukkingen en naargeestige afgelikte catch phrases.

Schaf radicaal alle stopwoorden af. Als u zichzelf voorneemt om nooit van uw leven meer uitdrukkingen als ’zeg maar’ of ’dan heb ik zoiets van’ of ’als het gaat om’ te gebruiken, en woorden als ’gewoon’, ’eigenlijk’ en ’oké’ tot het absolute minimum te beperken, dan vertraagt u automatisch uw spreektempo. Op die manier dwingt u uzelf het juiste woord te vinden en grammaticaal correcte zinnen te maken. De denkpauzes bevorderen de verstaanbaarheid en een bijkomend voordeel is dat die ellendige stoplappen eruit gaan.

Beste Beatrijs,

Al acht jaar heb ik een fijne hulp in de huishouding. Aanvankelijk werkte zij drie uur in de week, maar toen ik twee jaar geleden chronisch ziek werd, is dit uitgebreid naar zes uur in de week. Zoals de meeste hulpen in de huishouding, werkt ze zwart. Helaas is zij nu zelf langdurig ziek geworden. Dit betekent dat er geen voorzieningen voor haar zijn. Nu is het in bedrijven zo dat je een jaar lang honderd procent salaris doorbetaalt en in het tweede jaar 75 procent. Dat is wel een enorme aanslag op mijn budget. Dat zou betekenen dat ik me geen andere hulp in de huishouding kan veroorloven. Maar ik wil haar en haar gezin ook niet met lege handen laten staan. Wat is een redelijk percentage en een redelijke termijn om mijn zieke hulp door te betalen?

Beste Mijn hulp,

U hebt geen formele verplichting om uw hulp door te betalen als zij arbeidsongeschikt wordt. Dat is het risico van zwart werken. Dat wist zij, voor ze eraan begon. Aan de andere kant hebt u in de loop der jaren een relatie met haar opgebouwd. Misschien betaalde u al vakanties en korte ziektes door, dat is heel goed mogelijk. Dan is het heel begrijpelijk dat u uw hulp financieel enigszins wil steunen in deze moeilijke tijden. Dat moet u ook zeker doen – dat is de morele consequentie van een prettige werkgever-werknemer-relatie. Maar niet meer dan u kunt missen! Dat zal duidelijk zijn. U moet een nieuwe hulp gaan zoeken, daar bent u geld aan kwijt, u kunt het u eenvoudig niet permitteren om allerlei in de cao vastgelegde ziektenkosten te gaan betalen. Dat hoeft dus ook niet.

Geef wat u zelf redelijk lijkt en wat u kunt missen. Iets tussen de 20 en 30 procent over een termijn van twee jaar lijkt me royaal genoeg. Kondig aan waar uw filantropische steun precies op zal neerkomen, zodat ze weet voor hoe lang ze op hoeveel kan rekenen.

Beste Beatrijs,

Van mijn werkgever kreeg ik een officiële brief met cao-afspraken en andere mededelingen betreffende mijn salaris. De aanhef was ’Beste mevrouw Achternaam’ en vervolgens ging de tekst verder met je en jij. Ik heb me hieraan gestoord. Ik bracht mijn ergernis ter sprake bij mijn leidinggevende, maar zij zei dat tutoyeren beleid van de organisatie is. Moet ik dit maar slikken of kan ik hier nog iets aan doen? Is er misschien sprake van een generatiekloof en ben ik (50 jaar) te ouderwets voor moderne manieren?

Beste Ben ik te min,

Deze manier van werknemers aanschrijven deugt van geen kanten. Om te beginnen had de aanhef ’Geachte mevrouw Achternaam’ moeten luiden. Uit de aanhef volgt automatisch dat de aangeschrevene verder met ’u’ wordt aangesproken. Dit soort correspondentie moet zich niet afspelen in een sfeer van ouwe-jongens-krentenbrood. Formele brieven van instanties en bedrijven moeten altijd in de u-vorm zijn gesteld. Dit heeft niets te maken met generaties of met ouderwetsheid. Dit zijn de regels van de bureaucratie.

Het is spijtig dat de salarisadministratie de basisregels voor zakencorrespondentie niet beheerst. Ik raad u aan een brief te schrijven naar de ondernemingsraad of de medezeggenschapsraad van uw organisatie, waarin u uw klacht uit de doeken doet. Op de vergadering van de OR of MR zal uw brief aan de orde komen en wanneer men ontvankelijk is voor uw klacht, kan er druk worden uitgeoefend op de directie om het briefschrijf-beleid te corrigeren. Zo niet, dan moet u uitleg krijgen waarom niet. Hoe de beraadslagingen ook uitpakken, u hebt recht op een formeel en beargumenteerd antwoord, want ook dat is een regel van de bureaucratie.