Het papierloze kantoor is veiliger, sneller en groener

Veel overheidsinstellingen en grote bedrijven hebben hun papierberg aangepakt door met digitale bestanden te werken.

Jaarlijks 1.050.000 velletjes papier en 30.000 euro aan kosten bespaart de provincie Utrecht door vergaderverslagen op internet te publiceren. Wie papier wil ontvangen per post, betaalt voortaan duizend euro per jaar. De gemeente Oss vervangt alle papieren archiefstukken door digitale bestanden. Rechtenstudenten van de Hogeschool Utrecht vragen docenten om dubbelzijdig te kopiëren.

Wim Hamers is niet verbaasd. De specialist in ’Document Management’ probeert al twintig jaar het papierverbruik binnen bedrijven terug te brengen. „Er zijn inmiddels volstrekt papierloze kantoren. ING, Rabobank en SNS hebben compleet digitale afdelingen. De belastingdienst heeft digitale aangiftes.” Hamers werkt voor IT- en consultantbedrijf Unisys aan de digitalisering van de gemeente Oss.

Internationaal doet Nederland het volgens Hamers best goed, zeker in vergelijking met Spanje en Italië. Toch voelt hij zich nog een missionaris. „Ik tref nog altijd mensen die zeggen dat het niet veilig is of wettelijk niet mag. Maar elektronische berichten, facturen en digitale handtekeningen zijn inmiddels wel degelijk rechtsgeldig. Digitaal is sneller, minder foutgevoelig en veel plezieriger om mee te werken.” In eerste instantie bespaart het kosten, zegt Hamers. „Pas de laatste tijd wordt het ook als groene oplossing gezien.”

Milieubesparing is voor studente Nadiya Elhana wel belangrijk. Ze zat in een commissie die voor de hbo-opleiding rechten een papierrichtlijn opstelde. Ze willen de hele Hogeschool Utrecht bekeren. „Cijferlijsten en de studiewijzer kregen we al digitaal, na onze oproep merken we dat er ook steeds meer dubbelzijdig wordt geprint. In de toekomst willen we dat in de kantine papier en etensresten gescheiden worden.”

Twintig jaar terug riep Wim Hamers nog stellig dat bedrijven binnen vijf jaar papierloos zouden zijn. Nu zegt hij: „We zijn langzaam papierloos aan het worden.”

Als klanten erom vragen, moeten instanties voorlopig nog een papieren contract of factuur kunnen bieden. Zelf leest Hamers nog graag een echte krant en voorafgaand aan een lezing krabbelt hij eerst wat gedachten op papier voordat hij een powerpointpresentatie maakt. „Maar goed ik ben bijna 62. Voor jongeren van het post-google tijdperk is digitaal werken vanzelfsprekend.”

Overigens rondde hij onlangs wel twee studies af aan het Technologie Instituut in Melbourne, zonder Nederland te verlaten. Lesmodules en werkboeken verschenen op internet. Contact met docenten en medestudenten ging per mail of discussiefora. „Lastig is wel de verschillende tijdzones. „In mijn zomervakantie bleken er opeens examens op internet te staan waar ik me voor moest inschrijven.”