’Niemand is schuldig’ aan miljoenenverlies bij PKN

In een boze bui foeterde een PKN-synodelid eens dat het ledenregistratiesysteem ’Numeri’ misschien wel tien miljoen euro kon gaan kosten. Die schatting blijkt verrassend juist.

Vorige week stond de protestantse topambtenaar Haaije Feenstra nog te stralen in de Domkerk in Utrecht. Scheidend scriba Bas Plaisier van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) prees hem als ’die stoere Fries’, van wie hij altijd opaan kon. Eergisteren op het PKN-hoofdkwartier keek Feenstra bedrukt. De beide groeven in zijn gezicht leken dieper dan ooit. De man naast hem, zijn ’baas’ Gert-Jan Kramer, bestuursvoorzitter van de Dienstenorganisatie van de PKN, maakte juist een strijdbare indruk. Achterover leunend in zijn stoel keek hij het zaaltje rond.

Ze hadden slecht nieuws te melden, zeiden Kramer en Feenstra. Of, nu ja, het goede nieuws was dat van de 5,2 miljoen euro die tot nu toe is geïnvesteerd in het ledenregistratiesysteem ’Numeri’ slechts 3 miljoen weg is. De rest is leergeld, en bepaalde delen van het computerprogramma kunnen hergebruikt worden in een nieuw te ontwikkelen registratiesysteem.

Voor het miljoenenverlies waren geen schuldigen aan te wijzen, zei Kramer. Of het moesten al de synodeleden zijn, de kerkelijke ’parlementariërs’, die hun fiat hadden gegeven aan een al te onduidelijke opdracht voor de automatiseringsfirma. „Maar van synodeleden kun je die kennis ook niet verwachten.”

Ooit, in 2005, werd becijferd dat een nieuwe – volgens de kerkorde verplichte – ledenregistratie 1,8 miljoen euro zou kosten. Directeur Schippers van de Stichting mechanisatie registratie en administratie, die voor veel PKN-gemeenten de ledenadministratie verzorgt, zag in het nieuwe ledensysteem ’een uitdaging’. „We werken er hard aan dat we de invoering binnen de beschikbare ruimte kunnen realiseren”, zei hij indertijd.

Anderhalf jaar later kwam het eerste slechte nieuws: het programma zou 3,6 miljoen gaan kosten en een halfjaar vertraging oplopen. Er kwam een nieuwe projectleider: Ab Berger, een ’verandermanager’ die eerder opdrachten voor de EO en het Nederlands Bijbelgenootschap had uitgevoerd. Volgens zijn ’conservatieve begroting’ was er 5,2 miljoen euro nodig. Berger sprak van ’een flinke klus, maar het gaat lukken’.

Haaije Feenstra zei dat de gang van zaken tot dan ’geen schoonheidsprijs’ verdiende. „Ik weet wel dat we er nu voor moeten gaan om dit systeem in juli 2007 te kunnen implementeren. En dat gaat lukken.”

Ondertussen liet de synode van de PKN onderzoeken wat er mis was gegaan. De conclusies waren vernietigend: bestuurlijke incompetentie, gebrek aan visie, vaardigheden en competentie, onvermogen om vastgeroeste gewoonten te doorbreken, gebrek aan leiderschap. Voorts ontbrak het aan een ’doordacht plan’ en zelfs een helder idee over ’het te bereiken resultaat’. Ook had het synodebestuur onder leiding van de toenmalige preses Jan-Gerd Heetderks en scriba Bas Plaisier de synode niet goed en niet op tijd geïnformeerd.

Projectmanager Berger bleef honderd dagen aan, voor hij in mei 2007 werd opgevolgd door George-Jan le Roy van softwarebedrijf Ordina. Hij omschreef zijn werkwijze als ’onconventioneel’. Maar, zei hij: „Heb vertrouwen! Er moet nog veel gebeuren, maar het komt goed.”

In de loop van 2007 bleek het geld echter weer op, en de invoering van het programma (dat ’Numeri’ was gedoopt) weer uitgesteld. Plaatselijke PKN-gemeenten die ’Numeri’ hadden mogen uitproberen, klaagden dat het programma te moeilijk en niet gebruiksvriendelijk was.

De lutherse predikante Ilona Fritz foeterde in een synodevergadering vorig jaar zomer dat het haar niet zou verbazen als de totale kosten voor de ledenregistratie op 10 miljoen zouden uitkomen. Nu haar voorspelling lijkt uit te komen (er is meer dan 5 miljoen gestoken in de gestopte ontwikkeling van Numeri en een nieuw programma kost nog eens 4 miljoen), wil zij niet reageren voordat de synode de kwestie later deze maand weer besproken heeft.

Bezorgd over de budgetoverschrijdingen stuurde een kerkrentmeester uit Zuid-Holland in 2006 een e-mail aan projectmanager Berger. Die antwoordde: „We draaien elke uitgaaf een paar keer om, om te zien of die echt nodig is. Als dat niet goed met je geld omgaan is (als een betrouwbaar rentmeester) dan weet ik het niet meer.”