Moeizame vergaderingen kunnen op de schop

Hoe machtiger de bestuurders, hoe langer de vergaderingen. Socioloog Wilbert van Vree bedacht een remedie tegen het stroperige, vaak onnodige overleg bij organisaties.

Van Vree onderzocht hoe er efficiënter kan worden vergaderd, en bundelde zijn kennis in ’Van Vree’s Vergaderwijzer’, waarvan onlangs een nieuwe versie verscheen.

In zijn bundel noemt hij het een kwestie van inzicht en training om vergaderingen slagvaardig en inspirerend te maken. De vergaderkundige schetst een overlegcultuur waarin almaar méér mensen meepraten over steeds méér onderwerpen.

Veel adviezen in de gids zijn in theorie vanzelfsprekend, maar is de praktijk niet veel weerbarstiger? „De Vergaderwijzer dient niet als dé nieuwe leidraad. Het is vooral handig om even vlug wat op te zoeken en je af te vragen: ’Kan dit of dat bij ons niet praktischer?’ Voor mensen die wat meer willen weten over vergadercultuur, biedt de bundel een duidelijke structuur en achtergrondinformatie.”

Niet geïrriteerd, maar gefascineerd raakte Van Vree door het moeizame overleg bij organisaties, zowel in Nederland als daarbuiten. „Het is een interessant verschijnsel. Ik vroeg me af of dat vroeger ook al zo was”, zegt hij.

En dat wás zo, al prees de Franse filosoof Diderot de Nederlandse vergadercultuur in de achttiende eeuw juist vanwege het democratische gehalte.

Die bewondering maakte later plaats voor aversie. Buitenlandse expats ergerden zich aan de strakke vergaderschema's en het trage besluitvormingsproces, waarbinnen iedereen zijn zegje moest kunnen doen.

Veel gewoontes uit dat moeizame overleg zijn ook nu nog bij veel organisaties gebruikelijk. Zoals het inbrengen van nieuwe agendapunten tijdens het de vergadering, of de traditionele rondvraag.

„Die rituelen werken vaak niet adequaat omdat ze tijdrovend zijn”, meent de auteur.

De gids beperkt zich niet enkel tot de Nederlandse vergadercultuur. Fransen willen vooral reflecteren en ideeën uitwisselen. Voor hen is knopen doorhakken minder belangrijk. En Britten laten het zelden openlijk merken wanneer zij het ergens niet mee eens zijn.