Het klassieke kantoor is passé

Interpolis baarde tien jaar geleden opzien met een kantoorgebouw vol flexibele werkplekken. Deze manier van werken lijkt nu de norm.

Interpolis introduceerde in 1996 de flexibele werkplek. Zelfs de directeur had geen eigen kantoor meer. Het bedrijf pionierde op het gebied van thuis- en telewerken. Het laatste heeft inmiddels een hoge vlucht genomen, in Nederland werkt één op de vijf werknemers geregeld thuis.

Manager communicatie Ronald Overbeek-Bloem en Saskia Barendse, hoofd interne communicatie, zijn vanaf het prille begin betrokken bij de introductie van de flexibele werkplek en de bouw van het revolutionaire hoofdkantoor in Tilburg.

„Je kunt gerust zeggen dat flexibel werken tien jaar geleden, zeker in deze branche, een cultuurschok was”, zegt Overbeek-Bloem. „We wilden afrekenen met het grauwe en grijze imago dat de financiële wereld naar buiten toe had.”

Om het beeld voor de buitenwereld te veranderen, moest ook intern een metamorfose plaatsvinden, meende toenmalig Interpolis-directeur Piet van Schijndel. Het nieuwe hoofdkantoor aan de Tilburgse Spoorlaan moest die metamorfose zichtbaar, maar ook mogelijk maken. Voor elke tien werknemers waren er zeven werkplekken. Dat betekende minder kantooroppervlak en dus minder kosten. Tegelijkertijd dwong de open kantoorindeling de organisatie over te stappen op een nieuwe manier van werken. De werknemer kreeg meer eigen verantwoordelijkheid om de gestelde doelen te halen. Managers werden coaches, die niet zozeer controleren maar aansturen. De prikklok werd afgeschaft en werknemers kregen de vrijheid hun eigen tijd in te delen en hetzij thuis of op het nieuwe hoofdkantoor te werken.

Wie, ook tien jaar na dato, een kijkje neemt op dat hoofdkantoor, ziet met eigen ogen dat een dagje kantoor bij Interpolis bepaald geen straf is. De eerste verdieping werd ingedeeld als een soort ministad, met ruimtes die namen dragen als weefhuis, steenhuis, huyskamer en waarheid. Kunstenaars en ontwerpers gaven elke ruimte een eigen sfeer en uitstraling. Verspreid over de hele verdieping is, ook in deze vakantieperiode, een energieke buzz waar te nemen. Op alle mogelijke plekken zijn medewerkers neergeploft om te vergaderen, te brainstormen, een broodje te eten of even in een aparte ruimte een rapport door te nemen.

„De meeste ruimtes werken zoals ze bedoeld zijn”, zegt Ronald Overbeek-Bloem in de huyskamer, waar grote designfauteuils gebaseerd op de ouderwetse oorstoel, comfortabele zitjes vormen. „Sommige ruimtes zijn populairder dan andere. Bij deze oorstoelen vind je op drukke dagen als maandag nauwelijks plek. Een ruimte met meubels van sloophout bleek niet comfortabel om te werken. Dat is aangepast.”

Omdat het gebouw minder werkplekken heeft dan dat er medewerkers zijn, is een goed beheer volgens Overbeek-Bloem onontbeerlijk. „Het is niet alleen vrijheid blijheid. Het is niet de bedoeling dat sommige groepjes of afdelingen, telkens dezelfde plekken confisqueren. Ook moet de bezetting op de afzonderlijke verdiepingen van de afdelingen goed blijven. Daarom zijn er vloermanagers aangesteld, die een oogje in het zeil houden en indien nodig mensen wijzen op een juist gebruik van de ruimtes.”

Een ander aspect waar de organisatie tegenaan liep, was de sociale samenhang van de afdelingen. ”Je moet je wel verbonden blijven voelen met je team, ook als je twee of drie dagen per week thuis werkt”, zegt Barendse. „Managers moeten dus bewust hun medewerkers eens in de zoveel tijd bij elkaar brengen.”

Interpolis heeft tien jaar na introductie van de flexibele werkplek het ongelijk van sceptici bewezen. Het ziekteverzuim onder werknemers nam sinds 2000 met twintig procent af en ook het personeelsverloop is laag. Het bedrijf kent geen open sollicitatieprocedure meer, omdat het overspoeld werd met brieven.

Barendse denkt dat het concept geschikt is voor de toekomst en aansluit bij de nieuwe generatie werknemers. „Wie na 1980 geboren is, is dankzij bijvoorbeeld Hyves en msn volkomen gewend aan het werken in communities en staat dankzij de moderne communicatietechnologie voortdurend in contact met elkaar. Het klassieke kantoorconcept met aparte hokjes en eigen bureaus is, denk ik, volkomen passé.”

Voor de vorige afleveringen van deze serie kijk op: www.trouw.nl/10jaarnadato